Endüstride 'kağıtsız': Dikkate alınması gereken 5 faktör

Kağıtsız endüstri

Geleceğin endüstrisinin yükselişi, dinamiklerinin merkezinde temel bir bileşenin konumlandığını gördü: kağıtsızlık, kaydileştirmenin ilk fiziksel sonucu. Operasyonların kaydileştirilmesinin hem nedeni hem de sonucu olan bu faktör, çeşitli seviyelerdeki işletmeler için çok sayıda fayda sunmaktadır.

Geleneksel kâğıt tabanlı sistemlerin çevresel etkileri konusunda artan endişeler nedeniyle son yıllarda kâğıt kullanımını ortadan kaldıran şirketler giderek yaygınlaşmaktadır. Bununla birlikte, kağıtsız bir modele geçiş her zaman kolay değildir ve işletmelerin bu yolculuğa çıkmadan önce bir dizi faktörü göz önünde bulundurmaları gerekir.
 
Dikkate alınması gereken ana faktörlerden biri de kaynak kullanımıdır. Kağıtsız ortama geçmek, bulut bilişim hizmetleri veya özel BT altyapıları gibi elektronik depolama teknolojilerine büyük yatırım yapmak anlamına gelir. Buna ek olarak, bir işletmenin bu teknolojilerden tam olarak yararlanabilmesi için bilgisayarlarını ve diğer donanımlarını yükseltmesi gerekebilir. Gerekli finansal kaynaklara sahip olmayan birçok küçük işletme için bu önemli bir engel olabilir.
 

Dikkate alınması gereken ikinci bir faktör de çalışanların katılımıdır. Sonuçta, kilit çalışanlar değişimi kabul etmezse hiçbir işletme geleneksel kağıt tabanlı sistemlerden başarılı bir şekilde uzaklaşamaz. Bu nedenle yöneticilerin, personellerinin uygun şekilde eğitilmesini ve dijital bir ortamda verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayacak teknolojiyle donatılmasını sağlamaları gerekecektir. Bu, yeni yazılım araçlarına yatırım yapmayı ve mevcut kurumsal süreçleri dijital araçlarla daha uyumlu hale getirmek için yeniden düzenlemeyi içerebilir.

 

Şirketinizde kağıtsız bir politikanın beş ana faydasını keşfedin:

 

1. Önemli verimlilik artışları elde etmek istiyorsunuz
2. Önemli ölçüde maliyet tasarrufu istiyorsunuz
3. Verilerinizi daha güvenilir hale getirmek istiyorsunuz
4. Veri erişiminiz optimize edilebilir
5. Müşterilerinizin sizin hakkınızdaki imajı sizin için önemlidir

1. Büyük verimlilik artışları elde etmek istiyorsunuz 

Önemli üretkenlik kazanımları elde etmek için öncelikle sizi neyin üretken kıldığını anlamak önemlidir. En iyi nasıl çalıştığınızı öğrendikten sonra, üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olacak teknoloji ve araçları kullanmaya başlayabilirsiniz. Pek çok kişi için kağıtsız çalışmak üretkenliği artırmanın harika bir yoludur, çünkü bu sayede belgelerine herhangi bir cihazdan kolayca erişebilirler. Dahası, dijitalleşme son yıllarda büyük adımlar attı ve bilgilerinizi organize etme ve yönetme konusunda çok yardımcı olabilir. Bu gelişmelerden yararlanarak iş gününüzü daha verimli ve düzenli hale getirebilir, sizin için en önemli olan şeylere konsantre olmanızı sağlayabilirsiniz.

Kaydileştirmeye uyarlanmış bir dinamik, bilgi alışverişi için harcanan süreyi azaltır. Verileri merkezileştirerek cihazlar mobilzaman ve üretkenlik kazanımları kayda değerdir. Sahadaki kağıt yükü, veri kaybı, kağıt sıkışmaları ve yeniden giriş hataları, kağıtsız sisteme geçerken göz önünde bulundurulması gereken faktörlerdir.
Bakım turları gerçekleştiren saha operatörleri örneğini ele alalım. Operasyonları sırasında, yaptıkları işle ilgili bilgileri gerçek zamanlı olarak girmek için internet bağlantısı olsun ya da olmasın bir tablet veya akıllı telefon kullanırlar. Bu şekilde, üstlerini operasyonlarının ilerleyişi hakkında gerçek zamanlı olarak bilgilendirebilir, önceki operasyonlarla ilgili bilgilere (arızalar, veriler vb.) başvurabilir ve ihtiyaçlarına göre uyarlanmış dinamik prosedürlere gerçek zamanlı olarak erişebilirler. Bilgilerin bir ağ olmadan gerekli tüm bilgileri yükleyebilen bir mobil cihaz üzerinde merkezileştirilmesi, büyük ölçüde zaman tasarrufu sağlar ve verimliliği artırır.

Bilgiler anında geri beslenir, veriler merkezileştirilir ve üretkenlik optimize edilir.

2. Büyük maliyet tasarrufu istiyorsunuz 

Şirket başına yıllık yaklaşık 700 kilo kağıt tüketimi ile dijitale geçiş, şirketlerin önemli ölçüde maliyet tasarrufu yapmasını sağlar.
Ayrıca iş prosedürlerinin kaydileştirilmesi, veri erişiminin optimize edilmesi ve baskı ve yeniden anahtarlama süresinin azaltılmasıyla önemli verimlilik kazanımları elde edilebilir.

3. Verilerinizi daha güvenilir hale getirmek istiyorsunuz 

Artık iki hatta üç kez yeniden anahtarlama yok. Sıfır kağıt ile insan hatası önemli ölçüde azalır. Veriler mobil cihaza sadece bir kez girilir ve kaydedilir. İnsan hatasını azaltmanın yanı sıra, bir belgenin en son sürümüne başvurduğunuzdan emin olabilirsiniz. Kağıtsız olmak aynı zamanda ekipmanın geçmişine ve önceki olaylar da dahil olmak üzere daha önce yayınlanmış raporlara erişebileceğiniz anlamına gelir. Veriler güvenilirdir ve hareket halindeyken de erişilebilirdir. bulut.

4. Verilere erişiminiz optimize edilebilir 

Belgelerin dosyalanması artık kağıtla ilgili sorunlar yaratmıyor: giderek daha fazla şirket çeşitli verilerini dijitalleştirerek arşivliyor. Bu da erişimi kolaylaştırıyor ve kayıp riskini azaltıyor. Herhangi bir rapor veya belge sadece birkaç tık uzağınızda ve bunun iş verimliliği üzerinde büyük bir etkisi var. Peki kaydileştirmeye nasıl hayır diyebilirsiniz?

5. Müşterilerinizin sizin hakkınızdaki imajı sizin için önemlidir 

Modern, dijital bir marka kimliğine sahip bir şirket, müşterileri tarafından çok daha fazla değer görür ve şirkete olan güvenleri on kat artar. Sürdürülebilir kalkınmaya dahil olmak ve modern ve dijital trendlere ayak uydurmak çeşitli alanlarda esastır.
Ayrıca, örneğin bir ihale çağrısı sırasında hizmetlerinizin kapsamı ve performansı dijital bir çözüm kullanılarak genişletilirse büyük bir rekabet avantajına sahip olursunuz.

Artı...
Gezegeni korumak

Kağıda dayalı prosedürlerin kaydileştirilmesi çevre üzerinde göz ardı edilemeyecek bir yük oluşturmaktadır. Sera gazı emisyonlarının azaltılması ve ormanların korunması, dijitalleşme mücadelesinin bir parçasıdır. 

Özetle...
Birçok şirket kaydileştirmeyi savunuyor, ancak birçoğu henüz adım atmadı!

Yine de faydaları oldukça fazladır: maliyet tasarrufu, verimlilik artışı, veri güvenilirliği, bilgiye daha kolay erişim, optimize edilmiş iş kalitesi, gelişmiş imaj, rekabet avantajı... Kağıtsızlık "bir sonraki adımdır". bir sonraki adım optimum sonuçlar elde etmek isteyen sektördeki şirketler için.

Kağıtsız ortama geçmek işletmeniz için yapılacak en doğru şey gibi görünse de, bir adım geri atıp böylesine önemli bir kararda yer alan tüm faktörleri değerlendirmek önemlidir. Tavsiyelerimizi dikkate alarak, kağıtsız ofise geçişin işletmeniz için en iyi çözüm olup olmadığı konusunda bilinçli bir karar verebilirsiniz.

Emma Duverne Pazarlama Müdürü Uygunsuzluklarla başa çıkma