Papierloos' in de industrie: 5 factoren om te overwegen

Papierloze industrie

De opkomst van deindustrie van de toekomst heeft een fundamentele component in het centrum van haar dynamiek geplaatst: papierloosheid, het eerste fysieke gevolg van dematerialisatie. Deze factor is zowel een oorzaak als een gevolg van de dematerialisatie van activiteiten en biedt bedrijven op verschillende niveaus meerdere voordelen.

Bedrijven die geen gebruik meer maken van papier komen de laatste jaren steeds vaker voor, vanwege de groeiende bezorgdheid over de milieu-impact van traditionele, op papier gebaseerde systemen. De overgang naar een papierloos model is echter niet altijd eenvoudig en bedrijven moeten rekening houden met een aantal factoren voordat ze aan deze reis beginnen.
 
Een van de belangrijkste factoren om rekening mee te houden is het gebruik van middelen. Papierloos worden betekent veel investeren in technologieën voor elektronische opslag, zoals cloud computing-diensten of speciale IT-infrastructuren. Daarnaast moet een bedrijf mogelijk zijn computers en andere hardware upgraden om optimaal te kunnen profiteren van deze technologieën. Voor veel kleine bedrijven zonder de nodige financiële middelen kan dit een aanzienlijke barrière zijn.
 

Een tweede factor om rekening mee te houden is de buy-in van werknemers. Geen enkel bedrijf zal immers met succes kunnen afstappen van de traditionele, op papier gebaseerde systemen als de belangrijkste werknemers niet achter de verandering staan. Managers moeten er daarom voor zorgen dat hun personeel goed wordt opgeleid en uitgerust met technologie waarmee ze productief kunnen werken in een digitale omgeving. Dit kan betekenen dat ze moeten investeren in nieuwe softwaretools en bestaande organisatorische processen moeten reorganiseren om ze compatibeler te maken met digitale tools.

 

Ontdek de vijf belangrijkste voordelen van een papierloos beleid in uw bedrijf:

 

1. Je wilt een aanzienlijke productiviteitswinst behalen
2. Je wilt aanzienlijke kostenbesparingen
3. U wilt uw gegevens betrouwbaarder maken
4. Je gegevenstoegang kan worden geoptimaliseerd
5. Het beeld dat uw klanten van u hebben is belangrijk voor u

1. Je wilt een grote productiviteitswinst behalen 

Om je productiviteit aanzienlijk te verhogen, is het belangrijk om eerst te begrijpen wat jou productief maakt. Als je eenmaal weet hoe je het beste werkt, kun je de technologie en hulpmiddelen gaan gebruiken die je helpen je productiviteit te verbeteren. Voor veel mensen is papierloos werken een geweldige manier om hun productiviteit te verhogen, omdat ze dan vanaf elk apparaat gemakkelijk toegang hebben tot hun documenten. Bovendien heeft digitalisering de afgelopen jaren enorme vooruitgang geboekt en kan het een grote hulp zijn bij het organiseren en beheren van je informatie. Door gebruik te maken van deze vooruitgang kunt u uw werkdag efficiënter en gestroomlijnder maken, zodat u zich kunt concentreren op de dingen die het belangrijkst voor u zijn.

Een dynamische aanpassing aan dematerialisatie vermindert de tijd die nodig is om informatie uit te wisselen. Door gegevens te centraliseren op apparaten mobielzijn de tijds- en productiviteitswinsten aanzienlijk. De papierbelasting in het veld, gegevensverlies, papierstoringen en herinvoerfouten zijn allemaal factoren waar rekening mee moet worden gehouden als er papierloos wordt gewerkt.
Laten we het voorbeeld nemen van buitendienstmedewerkers die onderhoudsrondes uitvoeren. Tijdens hun werkzaamheden gebruiken ze een tablet of smartphone, met of zonder internetverbinding, om informatie over hun werk in realtime in te voeren. Zo kunnen ze hun superieuren in realtime informeren over de voortgang van hun operatie, informatie over eerdere operaties raadplegen (storingen, gegevens, enz.) en in realtime toegang krijgen tot dynamische procedures die aan hun behoeften zijn aangepast. Deze centralisatie van informatie op een mobiel apparaat, dat alle benodigde informatie zonder netwerk kan laden, bespaart veel tijd en verhoogt de efficiëntie.

Informatie wordt onmiddellijk teruggekoppeld, gegevens worden gecentraliseerd en de productiviteit wordt geoptimaliseerd.

2. Je wilt grote kostenbesparingen 

Met een jaarlijks verbruik van ongeveer 700 kilo papier per bedrijf, stelt de overstap naar digitaal bedrijven in staat om aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren.
Er zijn ook aanzienlijke productiviteitswinsten te behalen door het dematerialiseren van bedrijfsprocedures, het optimaliseren van gegevenstoegang en het verminderen van print- en hertypetijd.

3. Je wilt je gegevens betrouwbaarder maken 

Geen dubbele of zelfs driedubbele invoer meer. Zonder papier worden menselijke fouten aanzienlijk verminderd. Gegevens worden slechts één keer op een mobiel apparaat ingevoerd en opgeslagen. Naast het verminderen van menselijke fouten, kunt u er zeker van zijn dat u de laatste versie van een document raadpleegt. Papierloos betekent ook dat je toegang hebt tot een geschiedenis van de apparatuur en alle rapporten die eerder zijn gemaakt, samen met eventuele eerdere incidenten. Gegevens zijn betrouwbaar en onderweg toegankelijk, en verlies van gegevens is uitgesloten dankzij een back-up op een cloud.

4. Uw toegang tot gegevens kan worden geoptimaliseerd 

Het archiveren van documenten levert niet langer de problemen van papier op: steeds meer bedrijven archiveren hun verschillende gegevens door ze te digitaliseren. Dit maakt ze makkelijker toegankelijk en vermindert het risico op verlies. Elk rapport of document is slechts een paar klikken verwijderd, en dit heeft een grote impact op de efficiëntie van het werk. Dus hoe kun je nee zeggen tegen dematerialisatie?

5. Het beeld dat je klanten van je hebben is belangrijk voor je 

Een bedrijf met een moderne, digitale merkidentiteit wordt veel meer gewaardeerd door zijn klanten, wier vertrouwen in het bedrijf vertienvoudigt. Betrokkenheid bij duurzame ontwikkeling en het bijhouden van moderne en digitale trends is fundamenteel op verschillende gebieden.
Je hebt ook een groot concurrentievoordeel als de reikwijdte en prestaties van je diensten worden uitgebreid door het gebruik van een digitale oplossing, bijvoorbeeld tijdens een aanbesteding.

Plus...
De planeet beschermen

De dematerialisatie van papieren procedures vormt een niet te verwaarlozen belasting voor het milieu. Het terugdringen van de uitstoot van broeikasgassen en het behoud van bossen maken allemaal deel uit van de uitdaging van digitalisering. 

In een notendop...
Veel bedrijven zijn voorstander van dematerialisatie, maar veel bedrijven hebben de sprong nog niet gewaagd!

Toch zijn de voordelen aanzienlijk: kostenbesparingen, productiviteitswinst, betrouwbaarheid van gegevens, eenvoudigere toegang tot informatie, geoptimaliseerde kwaliteit van het werk, verbeterd imago, concurrentievoordeel... Papierloosheid is de volgende stap voor bedrijven in de sector die optimale resultaten willen behalen.

Hoewel papierloos werken misschien het juiste lijkt voor uw bedrijf, is het belangrijk om een stap terug te doen en alle factoren te beoordelen die een rol spelen bij zo'n belangrijke beslissing. Door rekening te houden met ons advies kunt u een weloverwogen beslissing nemen over de vraag of de overgang naar een papierloos kantoor de beste oplossing is voor uw bedrijf.

Emma Duverne Marketing Manager Omgaan met non-conformiteiten