L’optimisation de la saisie de données est le préalable indispensable à tout processus en entreprise. Un logiciel de saisie sur le terrain favorise la collecte complète et pertinente des données sur un terminal.
Évoquons la saisie optimisée des données. Digitaliser la collecte de données sur le terrain améliore la fiabilité du processus. Les erreurs liées aux formulaires papier sont éliminées, et la retranscription dans des rapports devient superflue, économisant du temps et accroissant la valeur ajoutée du travail.
Réaliser une telle étape directement sur le terrain, via un appareil portable, permet d’aboutir à une saisie optimisée, et ainsi améliorer, de manière certaine, la qualité des données saisies.
Cet article est composé de 5 parties :
1. Des gains en productivité à la clef, grâce à la saisie de données optimisée sur le terrain
2. Tout un bureau accessible en mobilité grâce à cette saisie de données
3. De nouveaux services pour davantage de réactivité
4. Des métiers réinventés grâce à des innovations technologiques qui profitent à tous
5. Tirer profit de la mobilité des processus opérationnels
1. Des gains en productivité à la clef, grâce à la saisie de données optimisée sur le terrain
Les processus de dématérialisation constituent un moyen de produire des gains substantiels, et ce à plusieurs niveaux.
- Premièrement, en éliminant les tâches manuelles, la chaîne de traitement de l’information est accélérée, et par ce biais, l’entreprise gagne en agilité. La rapidité de traitement de l’information s’en trouve nécessairement améliorée. Ensuite, un réel impact est à noter en matière de traçabilité, la saisie optimisée et l’informatisation des processus, participe du saut qualitatif du suivi des documents et de la sécurisation de leurs contenus. En outre, en digitalisant l’ensemble de la chaîne de traitement, la plupart des erreurs de saisie peuvent être éliminée, et les données sont ainsi plus justes. Enfin, en éliminant le traitement des documents papiers, l’entreprise réalise des économies directes sur des ressources à la fois humaines et matérielles.
Optimisez la saisie de vos données
- La saisie optimisée agit aussi tout simplement au niveau des économies de papier. De nombreuses entreprises ont mis en place des politiques de réduction de l’usage du papier et de recyclage, principalement au niveau de l’impression des documents (en favorisant par exemple les impressions sous format recto-verso). Toutefois, malgré ces efforts, la consommation de papier ne cesse d’augmenter en France (environ 150 kilogrammes de papier par an et par employé) et la consommation mondiale devrait augmenter de près de 20% d’ici 2020. Le gaspillage n’est pas le seul responsable, développer des processus digitaux via la saisie optimisée permet de faire des économies, mais aussi de diffuser l’image d’une entreprise jeune, dynamique, moderne et soucieuse de l’environnement, d’autant plus qu’il s’agit d’un marché en pleine expansion.
2. Tout un bureau accessible en mobilité grâce à cette saisie de données
Les smartphones, tablettes et autres PDA ont bouleversé les habitudes. Désormais presque aussi puissants que les traditionnels PC de bureau, ils ont transformé les modes de travail. Les applications mobiles, fondement de la mise en mobilité des processus opérationnels, se distinguent par leur capacité à recueillir des données contextuelles liées à l’utilisateur en mobilité, limitant ainsi les déplacements vers un point fixe.
Des informations précises sur la situation de l’opérateur peuvent ainsi être aisément récupérées et analysées à travers l’emplacement, la position GPS, les conditions environnementales, le temps actuel, mais aussi la vitesse lors d’un déplacement par exemple. Le contexte comprend aussi une dimension plus personnelle, liée aux préférences de l’opérateur, qui peuvent être traitées par le biais de l’historique des décisions prises par l’usager par exemple. La récupération de ces données contextuelles est rendue de plus en plus facile par le progrès technologique des appareils nomades (caméra, GPS intégré, accéléromètre, capteurs en tout genre, mais aussi Near Field Communications).
3. De nouveaux services pour davantage de réactivité
Aujourd’hui, il est crucial pour les entreprises d’identifier sur leurs chaînes de valeur métier, le maillon sur lequel implanter des solutions mobiles, permettant d’améliorer l’interaction entre ses différents services, ses collaborateurs et ses clients.
Cette interaction est porteuse de valeur ajoutée, en ce qu’elle permet d’améliorer la fluidité des échanges, mais aussi leur intuitivité, leur réactivité et ainsi leur efficacité. En outre, les nouvelles capacités technologiques des terminaux et les progrès constants en la matière constituent de véritables leviers d’innovation et offrent ainsi de nombreuses opportunités de développement. D’ici quelques années pourraient apparaître des terminaux équipés de capteurs chimiques permettant par exemple de vérifier une température, mais aussi des caméras 3D permettant de vérifier la bonne exécution de gestes.
Derrière ces quelques exemples, l’ensemble de la fiabilité de la production peut en tirer profit, tout en favorisant la sécurité des collaborateurs d’une entreprise. Grâce à la mobilité des process, les opérateurs gagnent à la fois en autonomie et en responsabilité, ils peuvent ainsi prendre leur décision en ayant l’ensemble des éléments nécessaires à disposition. Ainsi, les solutions mobiles représentent de nouvelles opportunités d’amélioration de la productivité et renforcent l’efficacité des processus métiers. La mobilité des processus représente ainsi des enjeux forts pour les entreprises.
Digitalisez vos processus opérationnels
La mobilité des processus opérationnels, synonyme d’accessibilité via des applications mobiles, implique également leur adaptabilité. Par exemple, un opérateur peut instantanément prendre des photos avant et après une intervention, simplifiant son travail et réduisant les saisies informatiques ultérieures. Cette efficacité accroît la productivité de l’entreprise en réduisant les temps de traitement administratifs.
Toutefois, la mobilité des processus opérationnels élargit encore davantage le champ des possibles. En effet, l’adaptabilité des processus au contexte de mobilité ne se contente pas de changer la forme des champs. Ermeo propose une reconfiguration de la documentation technique pour répondre aux besoins de mobilité. Les opérateurs et techniciens ont en effet encore beaucoup de papier sur le terrain, et n’ont pas toujours accès à la documentation en mobilité (arbres de décision, plans et schémas, formulaires, modes opératoires). Ermeo développe ainsi des solutions permettant de créer des documents techniques dynamiques, et de les rendre accessibles aux techniciens lors du moment opportun, au sein d’une application mobile dédiée. Grâce à la mise en place de telles solutions, des gains de productivité de plus de 30% ont été mesurés.
4. Des métiers réinventés grâce à des innovations technologiques qui profitent à tous
Outre la productivité, psychologiquement, avoir accès à l’ensemble de la documentation nécessaire rassure le technicien, et conforte ses choix. La prise de décisions s’en trouve facilitée, et sa fiabilité améliorée (réduisant le risque d’erreurs humaines).
Grâce à de telles applications mobiles (telles que développée par Ermeo), les opérateurs accèdent facilement et rapidement à la documentation technique dont ils ont besoin. Grâce à un système de QR-code, ou mieux encore, En deux clics, l’opérateur peut accéder à la documentation grâce à une géolocalisation des équipements, bénéficiant ensuite de guidage pas à pas pour fiabiliser les opérations.La qualité de service s’en trouve elle aussi améliorée, et l’on observe une diminution du taux de panne des différents équipements.
Ensuite, les techniciens peuvent remonter l’information directement depuis le terrain, et ce toujours sur la même application. Ces informations permettent d’alimenter automatiquement les bases de données d’équipements et de GMAO, fiabilisant une fois de plus les opérations, c’est un véritable cercle vertueux qui se met en place.
L’application mobile favorise la collaboration, ajoutant une dimension humaine et concrète au numérique en entreprise. Les opérateurs partagent des retours d’expérience et suggèrent des améliorations. Cela assure à l’entreprise la maîtrise des compétences des techniciens et simplifie la saisie automatique des rapports, réduisant le temps consacré aux tâches administratives.
5. Tirer profit de la mobilité des processus opérationnels
L’application mobile Ermeo propose ainsi de tirer le plus grand profit possible de la mobilité des processus opérationnels. Il s’agit d’une solution permettant de consulter des PDF, des plans de site… et grâce au principe d’images dynamiques, les opérateurs peuvent apporter des précisions techniques aux documents mis à disposition, et ainsi les personnaliser. Ils peuvent ainsi prendre des photos, les annoter, les illustrer, mais aussi dessiner sur ces photos ou documents, et y insérer du texte.
L’application dispose également d’une plateforme backoffice : le studio d’édition permet de créer une documentation interactive, visuelle, et collaborative. Pour mobiliser les processus opérationnels, la transformation de la documentation technique est cruciale, intégrant arbres de décision, logigrammes, modes opératoires, procédures et formulaires en tableaux.
La gestion de cette documentation technique, essentielle pour garantir le bon usage des outils numériques, s’opère via des applicatifs puissants. L’application mobile permet aux techniciens d’accéder aux documents associés aux équipements. Cette mobilité des processus opérationnels permet d’accéder à une liste complète des équipements, consulter leurs informations et historiques, favorisant l’apprentissage des collaborateurs. L’entreprise bénéficie d’une analyse détaillée des actions, propice au développement de nouveaux produits et services, ainsi qu’à l’optimisation des process internes.
