Les compte-rendus d’intervention font partie intégrante des processus de GMAO. Ils viennent clore une intervention, effectuée à la suite d’un diagnostic, et sont essentiels au suivi régulier des équipements. Il s’agit toutefois de tâches d’ordre bien souvent plus administratif que technique. Celles-ci sont souvent jugées fastidieuses pour les techniciens. Parce que leur rédaction est chronophage, bon nombre de collaborateurs peuvent être tentés par la rédaction de comptes-rendus sommaires, incomplets ou abrégés.
Toutefois, ces comptes-rendus doivent venir enrichir la base de données de l’entreprise, ce qui permet d’identifier et d’analyser les opérations les plus fréquemment effectuées… Le contenu des comptes-rendus est ainsi essentiel et fondamental pour une maintenance industrielle efficace. Leur fiabilisation peut alors permettre un véritable saut qualitatif pour l’organisation des politiques de GMAO au sein de l’entreprise.
Mais comment fiabiliser quelque chose qui est jugé fastidieux, contraignant et surtout dénué d’intérêt par vos équipes ? L’une des solutions peut être la digitalisation et l’automatisation en partie de ces comptes-rendus d’interventions, en mettant ainsi l’intelligence artificielle et les nouvelles technologies au service de l’humain. Le gain de temps promis par ces solutions se répercute à la fois sur les collaborateurs, débarrassés d’une partie des tâches qu’ils jugent pénibles, et sur l’entreprise, qui gagne en productivité, efficacité et fiabilité.
Pour tout savoir sur la digitalisation et l’automatisation des comptes-rendus d’interventions, vous trouverez dans cet article les éléments suivants :
1. Des comptes-rendus essentiels pour s’assurer du suivi des processus opérationnels
2. La force du digital au service des entreprises
3. L’exploitation des données rendue possible grâce aux usages numériques
4. L’accompagnement des collaborateurs en mobilité
5. Des comptes-rendus d’interventions générés de manière automatique
1. Des comptes-rendus essentiels pour s’assurer du suivi des processus opérationnels
Avant de discuter des gains en productivité, examinons l’importance des comptes-rendus d’intervention. L’intervenant collecte des informations pour le rapport. Il utilise des éléments du bon d’intervention et des données saisies sur place. Le rapport inclut les heures, kilomètres parcourus, et notes de frais. Il contient aussi des codes de pannes, de remèdes, et types de travaux. Les zones associées, les ressources, et les pièces consommées figurent également. Le compte-rendu mentionne les équipements retirés ou installés, les remplacements, et les relevés de compteur.
On y attache des fichiers comme le bon de demande ou des procès-verbaux. Ces informations nourrissent la base de données de l’entreprise. Les rapports tracent les réparations faites et par qui. Ils confirment la réalisation des interventions nécessaires, pour la maintenance préventive des appareils.
Digitalisez vos processus opérationnels2. La force du digital au service des entreprises
Digitaliser les comptes-rendus enrichit une base de données numérique. Les comptes-rendus papier, une fois archivés, limitent l’utilité. La numérisation facilite l’accès aux documents. Un accès facile augmente la consultation et l’exploitation des comptes-rendus.
L’archivage numérique permet d’accéder aux documents de partout via un serveur. Mais, visionner des images de documents n’exploite pas idéalement les données. Digitaliser et transcrire les comptes-rendus optimise l’utilisation des données. La prise de notes informatisée augmente l’efficacité sans coûts élevés. Un smartphone ou une tablette avec une application, comme Ermeo, suffit pour saisir des informations en déplacement.
3. L’exploitation des données rendue possible grâce aux usages numériques
Avoir des données numériques simplifie leur exploitation. Elles se synchronisent directement avec le système central de l’entreprise. Différents programmes trient et exploitent ces données numériques. Des pages manuscrites ne s’intègrent pas dans Excel. Rédiger un compte-rendu complet est très chronophage.
Pour le technicien, écrire en détail ses actions quotidiennes semble inutile. Cette tâche, perçue comme une perte de temps, pourrait être simplifiée. Simplifier la saisie libérerait du temps pour plus d’interventions, valorisant compétences et qualités humaines.
Cela viserait à améliorer les compétences du personnel, en le dirigeant vers des tâches plus valorisantes. Affecter le personnel à des tâches de plus grande valeur ajoute un avantage économique pour les entreprises.
4. L’accompagnement des collaborateurs en mobilité
Les nouvelles technologies soutiennent activement les collaborateurs mobiles avec des terminaux. Ces outils améliorent l’échange de données entre systèmes centraux et mobiles. Les travailleurs mobiles utilisent smartphones et tablettes pour leurs missions. Ainsi, les applications mobiles permettent un contrôle et une personnalisation accrus via des back-offices.
Ermeo présente une application conçue pour la mobilité. Elle se connecte aux systèmes d’entreprise, intégrant rapports et données techniques. Cette application facilite la géolocalisation, l’horodatage, et la sauvegarde des données.
Elle accompagne les utilisateurs de l’analyse à la conclusion de l’intervention. Cela standardise les données récoltées, enrichissant la base centrale. Ermeo simplifie l’accès à la documentation technique, liant directement les travaux à celle-ci.
Les techniciens suivent des directives claires, rendant les interventions plus fiables. La qualité de service augmente, diminuant les défaillances. Depuis leur application, les techniciens envoient des informations terrain. Ils peuvent ajouter des photos ou scanner des codes, précisant ainsi les interventions et les rapports.
5. Des comptes-rendus générés de manière automatique
En effet, après avoir complété l’ensemble des informations demandées, et avoir suivi les indications et les processus pas à pas, un compte-rendu d’interventions numérique est automatiquement édité, sans aucune intervention directe de la part du technicien. De l’autre côté, une plateforme back-office permet de gérer de manière détaillée les relevés des techniciens. Les rapports peuvent ensuite être entièrement personnalisés, et ainsi adaptés aux besoins de chaque entreprise, à partir de différents modèles/templates. L’édition peut ensuite se faire tout simplement sous format Word, Excel ou PDF. L’ensemble des rapports et comptes-rendus ainsi édités peuvent être mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs et créer une gigantesque base de connaissances communes, où l’on peut apprendre des actions passées. Ces rapports peuvent bien sûr être envoyés directement dans le système informatique de l’entreprise, que ce soit dans la GMAO ou dans les archives numériques.
L’intérêt réside dans la possibilité d’analyser ensuite, de manière fine, ces rapports, en suivant, notamment en temps réel, le déroulé des informations, d’identifier les équipements les plus souvent défaillants et d’en découvrir les causes, ou encore de paramétrer des systèmes d’alarme à la suite des dépassements de certains seuils. Les écosystèmes IT de chaque entreprise peuvent facilement intégrer les solutions d’Ermeo. Les solutions digitales, permises par les nouvelles technologies, peuvent ainsi s’adapter aux besoins de chacun, et permettre des gains productifs substantiels. Avec l’utilisation de l’application Ermeo, la productivité des techniciens augmente d’environ 30 %. La digitalisation et l’automatisation des comptes-rendus d’interventions, rendue possible par les progrès technologiques, permet de faire évoluer les métiers de la maintenance industrielle, ainsi que de les ancrer définitivement dans le futur, en développant sans cesse de nouveaux usages, au service de la maintenance prédictive.
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