Papierlos" in der Industrie: 5 Faktoren, die es zu beachten gilt

Papierloses Arbeiten in der Industrie

Im Zuge der Entwicklung derIndustrie der Zukunft ist eine grundlegende Komponente in den Mittelpunkt ihrer Dynamik gerückt: die Papierlosigkeit, die erste physische Folge der Dematerialisierung. Dieser Faktor ist gleichzeitig Ursache und Folge der Entmaterialisierung von Interventionen und bietet Unternehmen auf verschiedenen Ebenen zahlreiche Vorteile.

Unternehmen, die die Verwendung von Papier abgeschafft haben, sind in den letzten Jahren immer häufiger anzutreffen, da die Sorge über die Umweltauswirkungen traditioneller papierbasierter Systeme zunimmt. Der Übergang zu einem papierlosen Modell ist jedoch nicht immer einfach, und Unternehmen müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, bevor sie diesen Weg einschlagen.
 
Einer der wichtigsten Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, ist der Ressourcenverbrauch. Der Übergang zu einer papierlosen Arbeitsweise erfordert umfangreiche Investitionen in elektronische Speichertechnologien wie Cloud-Dienste oder eine dedizierte IT-Infrastruktur. Darüber hinaus muss ein Unternehmen möglicherweise seine Computer und andere Hardware aufrüsten, um die Vorteile dieser Technologien voll ausschöpfen zu können. Für viele kleine Unternehmen, die nicht über die notwendigen finanziellen Ressourcen verfügen, kann dies ein großes Hindernis darstellen.
 

Ein zweiter Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Schließlich wird kein Unternehmen in der Lage sein, sich erfolgreich von traditionellen, papierbasierten Systemen zu verabschieden, wenn die wichtigsten Mitarbeiter den Wandel nicht mittragen. Die Verantwortlichen müssen daher dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter angemessen geschult werden und über die Technologie verfügen, die es ihnen ermöglicht, in einer digitalen Umgebung produktiv zu arbeiten. Dies kann bedeuten, in neue Softwaretools zu investieren und bestehende Organisationsabläufe umzugestalten, um sie mit digitalen Werkzeugen kompatibler zu machen.

 

Entdecken Sie jetzt die fünf wichtigsten Vorteile, die eine papierlose Politik in Ihrem Unternehmen mit sich bringt:

 

1. Sie möchten erhebliche Produktivitätssteigerungen erzielen.
2. Sie möchten erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
3. Sie möchten Ihre Daten zuverlässiger machen.
4. Ihr Datenzugriff könnte optimiert werden.
5. Das Bild, das Ihre Kunden von Ihnen haben, ist Ihnen wichtig

1. Sie möchten erhebliche Produktivitätssteigerungen erzielen 

Um deutliche Produktivitätssteigerungen zu erzielen, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, was Sie produktiv macht. Sobald Sie wissen, wie Sie am besten arbeiten, können Sie damit beginnen, Technologien und Tools einzusetzen, die Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern. Für viele Menschen ist die Umstellung auf papierlose Büroarbeit eine hervorragende Möglichkeit, ihre Produktivität zu steigern, da sie so von jedem Gerät aus problemlos auf ihre Dokumente zugreifen können. Darüber hinaus hat die Digitalisierung in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und kann eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, Ihre Informationen zu organisieren und zu verwalten. Wenn Sie diese Fortschritte nutzen, können Sie Ihren Arbeitstag effizienter und rationeller gestalten, sodass Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die Ihnen am wichtigsten sind.

Eine an die Entmaterialisierung angepasste Dynamik ermöglicht es, die Dauer des Informationsaustauschs zu verkürzen. Durch die Zentralisierung von Daten auf Geräten in der Mobilität, sind die Zeit- und Produktivitätsgewinne beträchtlich. Die Papierlast im Außendienst, Datenverlust, Papierstau und Fehler bei der Dateneingabe sind allesamt Elemente, die auf dem Weg zum papierlosen Büro berücksichtigt werden müssen.
Nehmen wir zum Beispiel Außendienstmitarbeiter, die Wartungsrundgänge durchführen. Bei ihren Einsätzen tragen sie ein Tablet oder Smartphone mit oder ohne Internetverbindung bei sich, um die Informationen über ihre Einsätze in Echtzeit einzugeben. Auf diese Weise können sie ihren Vorgesetzten in Echtzeit über die Durchführung ihrer Operation informieren, Informationen über frühere Operationen (Pannen, Daten usw.) abrufen und auf dynamische Verfahren zugreifen, die in Echtzeit an ihre Bedürfnisse angepasst werden. Diese Zentralisierung von Informationen auf einem mobilen Gerät, das in der Lage ist, alle notwendigen Informationen ohne Netzwerk zu laden, führt zu einer sehr hohen Zeitersparnis und Effizienz.

Der Informationsrückfluss erfolgt sofort, die Daten sind zentralisiert und die Produktivität ist optimal.

2. Sie wollen erhebliche Kosteneinsparungen 

Bei einem jährlichen Papierverbrauch von rund 700 Kilogramm pro Unternehmen pro Jahr ermöglicht der Umstieg auf digitale Medien dem Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen.
Andererseits sind auch die Gewinne aus der Produktivität, die durch die Entmaterialisierung von Geschäftsprozessen, die Optimierung des Datenzugriffs und die Verringerung der Druck- und Wiedereingabezeiten gewonnen werden, beträchtlich.

3. Sie wollen Ihre Daten zuverlässig machen 

Schluss mit doppelter oder gar dreifacher Neueingabe. Mit der papierlosen Arbeitsweise ist ein erheblicher Rückgang menschlicher Fehler gewährleistet. Die eingegebenen Daten werden einmalig in ein mobiles Gerät eingegeben und gespeichert. Neben der Verringerung menschlicher Fehler können Sie sicher sein, dass Sie die neueste Version eines Dokuments einsehen. Die papierlose Arbeitsweise ermöglicht außerdem den Zugriff auf eine Historie der Geräte und der zuvor erstellten Berichte, einschließlich etwaiger früherer Vorfälle. Die Daten sind zuverlässig und mobil zugänglich, und ein Datenverlust ist dank der Sicherung in einer Cloud.

4. Ihr Datenzugriff könnte optimiert werden 

Die Ablage von Dokumenten ist nicht mehr das Problem von Papier: Immer mehr Unternehmen archivieren ihre verschiedenen Daten, indem sie sie digitalisieren. Ihr Zugriff wird erleichtert und das Risiko des Verlusts begrenzt. Jeder Bericht oder jedes Dokument ist mit wenigen Klicks zugänglich, und die Arbeitseffizienz wird dadurch stark beeinflusst. Wie kann man also nein zur Digitalisierung sagen?

5. Das Bild, das Ihre Kunden von Ihnen haben, ist Ihnen wichtig 

Ein Unternehmen mit einer digitalen und modernen Markenidentität wird von seinen Kunden weitaus mehr geschätzt und das Vertrauen in sie wird vervielfacht. Das Engagement für eine nachhaltige Entwicklung und das Verfolgen moderner und digitaler Trends ist in verschiedenen Bereichen von grundlegender Bedeutung.
Es ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil, wenn Sie z. B. bei einer Ausschreibung den Umfang und die Leistung Ihrer Dienstleistungen durch den Einsatz einer digitalen Lösung erweitern.

Darüber hinaus...
Schutz des Planeten

Die Entmaterialisierung von Papierverfahren ist eine nicht zu unterschätzende Entlastung für die Umwelt. Die Senkung der Treibhausgasemissionen oder auch die Erhaltung der Wälder gehören zu den Herausforderungen der Digitalisierung. 

In Kürze ...
Viele Unternehmen propagieren die Entmaterialisierung, dennoch haben viele den Schritt noch nicht gewagt!

Die Vorteile sind jedoch beträchtlich: Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen, zuverlässigere Daten, leichterer Zugang zu Informationen, optimierte Arbeitsqualität, aufgewertetes Image, Wettbewerbsvorteil... Papierlos ist das next step unumgänglich für Industrieunternehmen, die optimale Ergebnisse erzielen wollen.

Auch wenn die papierlose Arbeitsweise für Ihr Unternehmen das Richtige zu sein scheint, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und alle Faktoren zu bewerten, die an einer so wichtigen Entscheidung beteiligt sind. Wenn Sie unsere Ratschläge berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob der Übergang zu einem papierlosen Büro die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist.

Emma Duverne Marketing Manager Behandlung von Nichtkonformitäten