Profitez de la documentation technique en mobilité

Documentation technique

Aujourd’hui encore bon nombre de techniciens se déplacent en intervention avec plusieurs milliers de pages de documents techniques, cela représente un certain nombre de kilogrammes à porter (si le technicien veut déplacer cette documentation technique). Il est fort probable qu’une bonne partie de cette documentation technique reste entassée au fond du véhicule de service. Ce qui permet de douter de sa consultation et de son utilisation mais aussi directement de son utilité sous une telle forme.

Face à la complexité croissante des équipements, du aux progrès technologiques sans cesse plus importants, cette documentation technique permet de mieux comprendre le fonctionnement, mais surtout les subtilités techniques des appareils sur lesquels des techniciens sont susceptibles d’intervenir. En outre, doter les techniciens de documentation technique permet de le faire intervenir sur une gamme plus large d’équipements et ainsi d’accroître leur polyvalence. Cela peut également permettre de rompre une certaine monotonie du travail, et être source d’économies pour une entreprise, en faisant intervenir ses techniciens en premier lieu par rapport à la distance au lieu du type d’équipement. Aujourd’hui, de nouvelles solutions mobiles permettent d’affronter ces défis, en digitalisant de manière intelligente la documentation technique, afin d’en favoriser l’accès pour les collaborateurs en mobilité. Cette documentation technique peut pourtant être au cœur des usages numériques des entreprises.

Dans cet article découvrez :

1- Le renouveau de la documentation technique
2- La documentation technique, une technicité essentielle
3- Un nouveau levier de développement
4- Agilité et réactivité grâce aux applications mobiles

1- Le renouveau de la documentation technique

Pour s’adapter et être suffisamment utilisée, la documentation technique digitale doit travailler son accessibilité. C’est cette accessibilité permanente des appareils mobiles, des ordinateurs portables, des tablettes, des smartphones etc… qui ouvre de nouvelles possibilités en matière de fourniture d’informations sur les produits. Ces plateformes visent à être accessibles en tout lieu et en tout temps.

Cette digitalisation propose un certain nombre d’avantages notamment la mise en relation du mode d’emploi, du catalogue de pièces détachées, de la documentation des sous-traitants, des protocoles de maintenance … et ceci apporte des avantages décisifs à l’entreprise et à ses clients. Le mode d’emploi peut en effet intégrer différents types de supports et non plus seulement du texte et des schémas en noir et blanc, mais aussi des vidéos didacticiels ou des animations pour simplifier ou clarifier une information. Il est aussi possible de contrôler et de journaliser la lecture des informations liées à la sécurité (comme la bonne prise en compte des consignes afférentes). De même, les différentes instructions de réparation contenues dans le mode d’emploi peuvent être rattachées directement au catalogue de pièces détachées. Les instructions concernant des pièces dites tierces, sont quant à elles directement reliées à la documentation technique de leurs fournisseurs.

Les applications en matière de documentation technique digitale sont nombreuses et peuvent modifier en profondeur les modes d’agir sur le terrain. Les informations fournies sur support informatique peuvent ainsi être exploitables pour le client comme pour les techniciens en mobilité. La plateforme en ligne peut aussi constituer une mine d’informations pour les différents services supports, voir le service de développement de projets. Exploiter la multitude de supports disponibles est un moyen de sortir des sentiers battus, de diffuser une image moderne et innovante de l’entreprise. C’est ainsi le choix d’une communication innovante et transversale au service des collaborateurs et de la qualité du travail accompli.

2- La documentation technique, une technicité essentielle

Mais revenons tout d’abord à l’importance capitale de la documentation technique en maintenance industrielle. Il est en effet évident qu’une bonne connaissance du matériel passe nécessairement par une documentation technique suffisamment exhaustive, afin de prendre en compte l’ensemble des équipements nécessitant un suivi, une politique de maintenance, ou tout simplement le stock de pièces de rechange. Celle-ci est l’un des piliers de la fonction maintenance, et celle-ci ne peut s’accomplir sans elle. L’on imagine en effet très mal un technicien dépannant un téléviseur, sans même disposer d’un schéma de ce dernier, sauf à le retrouver manuellement ; auquel cas cela occasionne une importante perte de temps, préjudiciable certainement tant à l’activité du client qu’à celle de l’entreprise.

La maintenance, et notamment à un niveau industriel exige une bonne circulation des informations, et ce à tous les niveaux. Or la documentation technique intervient à chaque étape des processus de maintenance : pour préparer les interventions de manière efficace et sûre, pour les interventions en elles-mêmes à travers des modes opératoires, pour la traçabilité de ces dernières dans les dossiers et historiques des politiques de maintenance, et dans les catalogues des constructeurs pour des objectifs de gestion des stocks. Une bonne partie de cette documentation technique pourrait même être qualifiée de stratégique, à travers la nomenclature des équipements et un inventaire à jour du parc matériel, les dossiers techniques des équipements, généralement appelés DTE, les différents plans de maintenance des équipements, et les fichiers d’historiques.

Le Plan, Do, Check, Act constitue également en maintenance industrielle un axe important. Le DTE notamment constitue la première documentation à partir de laquelle l’essentiel des autres dossiers techniques sont créés. Elle a ainsi vocation à être la plus complète possible. Une partie de cette documentation technique fait d’ailleurs partie de normes nationales et européennes. Les divers processus de GMAO permettent d’informatiser de manière complète ce document.

Le plan de maintenance d’équipement complète ce DTE, il est riche en informations, et il appartient à chaque entreprise de le construire. Il ne doit comprendre que ce qui est nécessaire aux techniciens de maintenance dans leurs activités régulières (et quotidiennes). Il sert à adapter la documentation technique à différents risques potentiels, en vue de limiter les pertes de temps lors des interventions, et de gérer plus efficacement l’espace documentaire. Celui-ci se base ainsi sur des études de criticité précises, un tel plan est complètement inutile pour un équipement ne tombant jamais en panne.

Différents types de documents lui sont directement liés tels que les modes opératoires, les bons de travail, les bons de mouvement, les bons de sortie magasin, les cahiers de marche d’équipements de production, les fiches d’intervention technique, les fiches de suivi d’équipements, la liste des articles consommables, la liste des articles d’usure, la liste des pièces de rechange, ou encore la liste des articles non consommables.

Une telle variété de documents montre que le suivi de la documentation technique en entreprise ne s’improvise pas. Une déficience dans la documentation technique peut, en effet, provoquer des erreurs dans la maintenance et le développement des produits, mais aussi remettre en cause la sécurité de certains dispositifs. Une mauvaise documentation, ou des usages non adaptés de cette documentation conduisent ainsi inéluctablement à des pertes financières. Plus qu’en des termes techniques, la question de la documentation technique se pose de plus en plus autour de ses usages, de ses pratiques et de son organisation.

3- Un nouveau levier de développement

La documentation technique représente en effet un formidable levier de croissance économique à la portée des entreprises. Il s’agit en effet d’un moyen susceptible d’améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant les coûts de production. Optimiser les flux d’informations est ainsi l’un des nouveaux enjeux de la maintenance industrielle. Développer une documentation technique complète et de qualité ne suffit plus. Il faut désormais que cette dernière soit utilisée et ainsi intégrée par les collaborateurs, afin qu’elle soit réellement utile. Elle doit être au cœur des processus opérationnels d’une entreprise. Afin de faciliter l’accès à cette documentation technique en mobilité, Ermeo propose de créer des documents techniques dynamiques. Ceux-ci peuvent être accessibles grâce à un terminal mobile, quel que soit le lieu duquel un technicien se connecte à l’application.

Plus qu’un simple manuel en PDF, des formulaires peuvent être mis en place. Ils permettent d’accéder aux arbres de décision appropriés et aux modes opératoires afférents. Les ordres de travail peuvent également être directement liés à la documentation, permettant au technicien de gagner du temps. Pour ce qui est de l’accès à cette documentation technique, une simple lecture d’un QR Code situé sur une machine peut permettre d’accéder aux documents liés. Un système de géolocalisation intelligent est également présent sur l’application Ermeo. Le collaborateur en mobilité peut ainsi accéder rapidement à la documentation technique de l’équipement se trouvant à quelques mètres de lui.

4- Agilité et réactivité grâce aux applications mobiles

Outre cela, la documentation technique doit s’adapter aux nouveaux usages sociétaux. Ermeo propose en ce sens des fonctionnalités collaboratives, permettant aux techniciens de partager des informations entre eux, en partageant des REX mais aussi en suggérant des améliorations pour la documentation. Cette documentation technique doit devenir celle des collaborateurs, aussi toujours sur l’application Ermeo, ces derniers ont la possibilité d’annoter directement les documents, mais aussi d’ajouter des photos, de dessiner sur les schémas, photos et documents, et d’y incorporer du texte.

La documentation technique passe du manuel figé, à un outil du quotidien, que l’on peut adapter en fonction de ses usages. Un studio d’édition en back office permet de pérenniser ces modifications mais aussi de modifier de manière encore plus profonde la documentation technique en la rendant réellement digitale et dynamique. Aussi, les nouvelles technologies se mettent au service d’une interactivité nouvelle entre les collaborateurs et la documentation technique, et peuvent être à l’origine de pratiques toujours plus innovantes.

Emma Duverne Marketing Manager Traitement des non conformités