L’onboarding des collaborateurs

L'onboarding des collaborateurs

Nous avons réfléchi à la meilleure façon d’accueillir un nouveau collaborateur, tant d’un point de vue humain/intégration, que d’un point de vue professionnel.

Deux sujets clés :

  1. L’accueil : s’assurer d’une intégration à succès du nouveau collaborateur, dès la décision de le recruter. Lui fournir aussi un soutien –son buddy- avec pour mission de l’épauler et de lui fournir des conseils et infos sur la vie chez Ermeo.
  2. L’onboarding : encadrer et accompagner le collaborateur pour une montée en compétences rapide et qualitative :
  • Avec d’une part, un encadrement général structuré : ressources pour monter en compétences tant sur l’organisation interne d’Ermeo que sur l’écosystème industrie 4.0, SaaS et B2B.
  • D’autre part, un accompagnement pour assurer une montée en compétences sur son poste.

En plus de ces éléments, il s’agit aussi de prêter une attention particulière aux moyens spécifiques de favoriser l’intégration du nouveau collaborateur, puisque chacun est enclin à des adaptations et ressentis différents.

Nous favorisons donc la culture du feedback et organisons des points fréquents (pair à pair, collaborateur-manager…).

Rentrons dans le vif du sujet : l’intégration d’un nouveau collaborateur, avant même son premier jour chez nous.

Première phase de l’onboarding : l’intégration avant l’arrivée

Pour nous, l’onboarding d’un collaborateur ne commence pas lorsqu’il passe la porte du bureau pour nous rejoindre officiellement.

En effet, dès les premiers entretiens physiques d’un candidat, nous considérons que nous sommes probablement face à un futur membre de notre team.

L’idée est donc de multiplier les interlocuteurs et rencontres dès les premiers entretiens.

Dans le processus en trois étapes physiques qui constitue le recrutement, le candidat vient à rencontrer différents membres des équipes d’Ermeo :

  • Lors du premier entretien, un à plusieurs membres de sa future équipe viennent le challenger sur ses expériences passées
  • Lors du second, deux personnes d’une autre équipe viennent présenter le Masterplan et mettre en avant nos valeurs et ambitions
  • Lors du troisième, on évalue le fit avec l’ensemble de l’équipe (autour d’un café, déjeuner, apéro…)

Celui qui rejoint notre équipe connaît donc déjà la majeure partie de l’équipe. Il peut également prendre part aux divers événements organisés avant son arrivée (événements internes, meetups…).

Nous lui envoyons aussi plusieurs documents -product sheet ou autres documents variables selon son poste- qui faciliteront sa prise en mains de nos sujets.

Le futur collaborateur est évidemment aussi en contact avec son buddy, qui tient un rôle de parrain. Plus d’informations sur le buddy ci-dessous.

Deuxième phase de l’onboarding : le welcome kit

Le Welcome Kit

L’arrivée d’un nouveau collaborateur se fait toujours dans les règles de l’art : dès son premier jour, il peut s’équiper de multiples goodies brandés du nom de sa nouvelle team. Les incontournables : casquette Ermeo, mug, sweat, polo, tote bag, clé USB, carnet, stylo, et désormais une gourde, parce que nous pensons vert !

Troisième phase de l’onboarding : le petit-déjeuner

Un premier jour, chez nous, se passe souvent le lundi.

Plus que le lendemain d’un week-end de soirées, brunches et Netflix en famille, ce jour est pour nous toujours un nouveau début, qui nous donne l’occasion de commencer la semaine motivés et alignés sur les objectifs de chacun.

Quand on arrive le lundi dans la 206, (salle de réunion, cuisine, phone box et coin sieste) tout le monde se retrouve, se sert de thé ou café, attrape une viennoiserie et s’installe progressivement autour de la grande table, prêt pour le lancement du Monday Meeting.

Le Monday Meeting, qu’est-ce que c’est ?

En deux mots, c’est l’occasion pour chaque pôle de présenter les événements les plus marquants de la semaine passée.

Par exemple, un compte signé pour les Sales, un événement ou un contenu à venir pour le Marketing, ou encore la présentation d’une feature pour la team Engineering.

On rend ça aussi interactif, visuel et vivant que possible (souvent sur le fond d’une musique bien choisie et d’un répertoire plutôt hétéroclite : de DaftPunk à Lorie… Il en faut pour tous les goûts.). On finit parfois sur les résultats passés au vert dans le cadre du Masterplan.

Avant de se lancer dans la présentation des news de chacun, nous avons souvent le plaisir d’accueillir de nouveaux collaborateurs.

Celui ou celle qui vient d’être accueilli en 208 -notre bureau- par son buddy, notre chère RH Clémence et Pierre, CEO un peu hyperactif qui a toujours le sourire aux lèvres, prend place autour de nous.

On se présente tour à tour : notre prénom (ou surnom), des anecdotes, ce qu’on aime, n’aime pas… (les voyages, le fromage, les chats ou encore les animaux empaillés : la liberté d’expression court librement chez nous.), et ce qu’on fait en deux mots chez Ermeo.

La 208

Voilà : à ce stade, le nouvel arrivant nous connait un peu mieux, les liens sacrés des mangeurs de pains au chocolat se sont tissés de manière indénouable autour de nous, et il commence à sentir le type d’atmosphère qui imprègnera sa nouvelle aventure pro.

Le Monday Meeting se clôturera sur les Breaking News éventuelles de chacun et le tirage au sort de six noms pour les deux Lunch Roulettes de la semaine.

Les Lunch Roulettes sont l’occasion de se retrouver avec des membres hors team pour un déjeuner, se déroulant fréquemment autour des incontournables calzones de Fratellinis (non, nous n’avons pas de Paid Partnership !).

Quatrième phase de l’onboarding : le buddy

L’arrivée de chaque nouveau collaborateur se fait donc en accompagnement. Une personne se propose toujours d’être le buddy du « newbie ». L’appeler avant son premier jour, le retrouver à son arrivée pour un tour des locaux, lui présenter son bureau et les logiciels principaux, lui expliquer les dynamiques clés d’Ermeo

Mais aussi l’emmener déjeuner le premier jour, lui donner les bons plans du quartier, etc.

Il s’agit pour nous de donner un point d’ancrage, une personne de référence pour des sujets aussi plus informels : s’assurer que le « newbie » se sente à l’aise.

Le buddy deviendra un réel guide, une personne de référence, de confiance pour le collaborateur. Il appartient généralement à un autre pôle, le but étant de créer des liens hors de la « comfort zone » quotidienne de chacun.

Cinquième étape : l’onboarding sur trois mois

On en vient donc à la montée en compétences du collaborateur sur son poste et sur Ermeo.

Deux boards Trello présentent toutes les cartes qui constitueront l’onboarding d’un collaborateur, semaine après semaine : des cartes qui reprennent les diverses actions et personnes concernées, par catégories et selon une temporalité définie.

L'onboarding général

Un onboarding spécifique et un onboarding général, chacun à 3 mois, permettent au collaborateur de ne manquer d’aucune ressource pour prendre à bras le corps les sujets qui touchent de près ou de loin à son poste.

Le suivi de l’onboarding général est assuré par le buddy, qui retirera le nom de son newbie des actions qu’il a accomplies. (Cf photo) Ce tableau traite de questions telles que :

  • Comment utiliser La Plateforme de l’Opérateur Connecté Ermeo ?
  • Où trouver les documents fondamentaux ?
  • Comment poser des jours de congé ou consulter ses fiches de paye ? De quoi est en charge chaque équipe ?
  • Qui sont nos clients ? l’écosystème des startups qui nous entourent ?

Ou encore, pour l’onboarding spécifique, piloté par le manager, toutes les étapes clés qui rendront le collaborateur de plus en plus autonome sur son poste, au bout d’une semaine, de deux, de quatre, de douze.

Chacun est responsable de l’arrivée à succès d’un nouveau collaborateur.

Il implique de lui donner toutes les clés pour lui permettre de maîtriser notre environnement, d’être à l’aise sur son poste, et de tisser des liens avec tout le monde.

Si chacun tient un rôle dans la réussite d’un onboarding, on tient aussi à responsabiliser le principal concerné dans sa prise de poste : il sera encouragé à être acteur de son onboarding (on pense à notre valeur Donne toi les moyens d’être fier de ton travail !).

Il sera aussi toujours incité à s’engager sur différents sujets qui peuvent l’intéresser (les actions du Masterplan, l’organisation de nos events internes…).

Un objectif : faire de chaque arrivée un succès !

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Chez Ermeo, nous accordons beaucoup d’importance au développement professionnel mais aussi au développement personnel de chacun des collaborateurs.

Chaque accompagnement est personnalisé, puisque résultant de feedbacks et plans d’action propres à chacun.

Je m’explique : nos résolutions et plans d’action à 6 mois portent tant sur l’amélioration de savoir-faire que sur l’amélioration de savoir-être et sur la meilleure incarnation de valeurs. Chaque collaborateur qui nous rejoint pourra donc également travailler sur des sujets et compétences qui sortent du scope de son travail initial.

En termes d’accompagnement et de bienveillance, nous pensons que notre système de buddy permet de poser les fondements de l’accompagnement humain et l’aspect d’entraide auxquels nous aspirons.

Eh oui : le newbie d’aujourd’hui sera le buddy de demain : parce qu’il a été baigné dans un climat d’appui et de solidarité, il sait d’autant plus les « best practices » pour reproduire le schéma… nous fermons le cercle !

Intéressé pour en savoir plus et nous rejoindre ? Découvre tous nos postes ouverts !

Camille de WAELE Content & Communication Manager Camille de Waele - Content Manager