Développer une saisie de données optimisée sur le terrain

La saisie de données optimisée est en effet le préalable indispensable à tout process en entreprise. Afin qu’il puisse y avoir exploitation et analyse de données, ces données doivent être saisies sur un terminal. Afin d’encourager la saisie de données la plus complète et la plus pertinente, celle-ci doit impérativement être optimisée.

C’est pour cette raison que nous allons évoquer cette saisie des données optimisée. Informatiser ou plutôt digitaliser la récolte de données sur le terrain, permet de fiabiliser ce processus. Les sources de bévues, au format papier, peuvent en effet être nombreuses, sans compter que pour traiter ces données une retranscription sous forme de rapports est ensuite nécessaire. De telles saisies sont chronophages et peu porteuses en termes de valeur ajoutée au travail. Se débarrasser de cette double-étape est ainsi à la fois une véritable source d’économie, mais aussi une montée en compétence des collaborateurs.

Réaliser une telle étape directement sur le terrain, via un appareil portable, permet d’aboutir à une saisie optimisée, et ainsi améliorer, de manière certaine, la qualité des données saisies.

1. Des gains en productivité à la clef, grâce à la saisie de données optimisée sur le terrain

Les processus de dématérialisation constituent un moyen de produire des gains substantiels, et ce à plusieurs niveaux.

  • Premièrement, en éliminant les tâches manuelles, la chaîne de traitement de l’information est accélérée, et par ce biais, l’entreprise gagne en agilitéLa rapidité de traitement de l’information s’en trouve nécessairement améliorée. Ensuite, un réel impact est à noter en matière de traçabilité, la saisie optimisée et l’informatisation des processus, participe du saut qualitatif du suivi des documents et de la sécurisation de leurs contenus. En outre, en digitalisant l’ensemble de la chaîne de traitement, la plupart des erreurs de saisie peuvent être éliminée, et les données sont ainsi plus justes. Enfin, en éliminant le traitement des documents papiers, l’entreprise réalise des économies directes sur ressources à la fois humaines et matérielles.
  • La saisie optimisée agit aussi tout simplement au niveau des économies de papier. De nombreuses entreprises ont mis en place des politiques de réduction de l’usage du papier et de recyclage, principalement au niveau de l’impression des documents (en favorisant par exemple les impressions sous format recto-verso). Toutefois, malgré ces efforts, la consommation de papier ne cesse d’augmenter en France (environ 150 kilogrammes de papier par an et par employé) et la consommation mondiale devrait augmenter de près de 20% d’ici 2020. Le gaspillage n’est pas le seul responsable, développer des processus digitaux via la saisie optimisée permet de faire des économies, mais aussi de diffuser l’image d’une entreprise jeune, dynamique, moderne et soucieuse de l’environnement, d’autant plus qu’il s’agit d’un marché en pleine expansion.

2. Tout un bureau accessible en mobilité grâce à cette saisie de données

Les smartphones, tablettes et autres PDA ont bouleversé les habitudes. Désormais presque aussi puissants que les traditionnels PC de bureau, ils ne pouvaient que remettre profondément en cause les modes de travail. Ce qui devait se faire au bureau peut désormais se faire directement sur le terrain, et limite ainsi les déplacements incessants vers un point fixe. Les applications mobiles constituent ainsi le fondement de cette mise en mobilité des processus opérationnels. Elles se distinguent des applicatifs classiques sur PC par leur capacité à recueillir des données contextuelles, liées à l’utilisateur en mobilité.

Des informations précises sur la situation de l’opérateur peuvent ainsi être aisément récupérées et analysées à travers l’emplacementla position GPSles conditions environnementalesle temps actuel, mais aussi la vitesse lors d’un déplacement par exemple. Le contexte comprend aussi une dimension plus personnelle, liées aux préférences de l’opérateur, qui peuvent être traitées par le biais de l’historique des décisions prises par l’usager par exemple. La récupération de ces données contextuelles est rendue de plus en plus facile par le progrès technologique des appareils nomades (caméra, GPS intégré, accéléromètre, capteurs en tout genre, mais aussi Near Field Communications).

3. De nouveaux services pour davantage de réactivité

Aujourd’hui, il est crucial pour les entreprises d’identifier sur leurs chaînes de valeur métier, le maillon sur lequel implanter des solutions mobiles, permettant d’améliorer l’interaction entre ses différents servicesses collaborateurs et ses clients.

Cette interaction est porteuse de valeur ajoutée, en ce qu’elle permet d’améliorer la fluidité des échanges, mais aussi leur intuitivité, leur réactivité et ainsi leur efficacité. En outre, les nouvelles capacités technologiques des terminaux et les progrès constants en la matière constituent de véritables leviers d’innovation et offrent ainsi de nombreuses opportunités de développement. D’ici quelques années pourraient apparaître des terminaux équipés de capteurs chimiques permettant par exemple de vérifier une température, mais aussi des caméras 3D permettant de vérifier la bonne exécution de gestes.

Derrière ces quelques exemples, l’ensemble de la fiabilité de la production peut en tirer profit, tout en favorisant la sécurité des collaborateurs d’une entreprise. Grâce à la mobilité des process, les opérateurs gagnent à la fois en autonomie et en responsabilité, ils peuvent ainsi prendre leur décision en ayant l’ensemble des éléments nécessaires à disposition. Ainsi, les solutions mobiles représentent de nouvelles opportunités d’amélioration de la productivité et renforcent l’efficacité des processus métiers. La mobilité des processus représente ainsi des enjeux forts pour les entreprises.

À ces enjeux forts, s’ajoute une véritable révolution des usages et des pratiques. La mobilité des processus opérationnels si elle signifie avant tout l’accessibilité de ces processus n’importe où et n’importe quand grâce à des applications mobiles sur smartphone par exemple ; signifie également l’adaptabilité de ces process. En effet, un opérateur ne va pas saisir la même chose, plusieurs heures après une intervention, qu’instantanément, peut-être pourrait-il se contenter de prendre une photo à son arrivée et une autre après son intervention. Dans ce cas, l’application mobile facilite et fluidifie le travail du technicien, qui s’épargne ainsi des fastidieuses saisies informatiques après ses interventions ; et l’entreprise, gagne en productivité, grâce à la réduction des temps de traitement administratifs.

Toutefois, la mobilité des processus opérationnels élargit encore davantage le champ des possibles. En effet, l’adaptabilité des processus au contexte de mobilité ne se contente pas de changer la forme des champs. Tout peut être repensé pour les usages en mobilité, y compris la documentation technique, comme le propose Ermeo. Les opérateurs et techniciens ont en effet encore beaucoup de papier sur le terrain, et n’ont pas toujours accès à la documentation en mobilité (arbres de décision, plans et schémas, formulaires, modes opératoires). Ermeo développe ainsi des solutions permettant de créer des documents techniques dynamiques, et de les rendre accessibles aux techniciens lors du moment opportun, au sein d’une application mobile dédiée. Grâce à la mise en place de telles solutions, des gains de productivité de plus de 30% ont été mesurés.

4. Des métiers réinventés grâce à des innovations technologiques qui profitent à tous

Outre la productivité, psychologiquement, avoir accès à l’ensemble de la documentation nécessaire rassure le technicien, et conforte ses choix. La prise de décisions s’en trouve facilitée, et sa fiabilité améliorée (réduisant le risque d’erreurs humaines).

Grâce à de telles applications mobiles (telles que développée par Ermeo), les opérateurs accèdent facilement et rapidement à la documentation technique dont ils ont besoin. Grâce à un système de QR-code, ou mieux encore, grâce à une simple géolocalisation des équipements, l’opérateur peut accéder en deux clics à la documentation recherchée. Et cela ne s’arrête pas à un simple visionnage de notice (bien que la lecture soit augmentée et adaptée en fonction des besoins de l’utilisateur). Les opérateurs sont ensuite guidés dans leurs diagnostics et leurs opérations pas à pas, fiabilisant encore davantage les opérations. La qualité de service s’en trouve elle aussi améliorée, et l’on observe une diminution du taux de panne des différents équipements.

Ensuite, les techniciens peuvent remonter l’information directement depuis le terrain, et ce toujours sur la même application. Ces informations permettent d’alimenter automatiquement les bases de données d’équipements et de GMAO, fiabilisant une fois de plus les opérations, c’est un véritable cercle vertueux qui se met en place.

De plus, l’application mobile est collaborative, le numérique a ainsi une dimension humaine et concrète en entreprise. Les opérateurs peuvent en effet partager des REX sur la documentation, et ainsi suggérer des améliorations. Cela permet également à l’entreprise de conserver la maîtrise et le monopole des compétences des techniciens, et de ne pas être déstabilisée par d’éventuels départs (et ainsi de ne pas perdre les connaissances des techniciens). En outre, sur l’application Ermeo, les rapports sont saisis automatiquement, ce qui limite le temps consacré aux tâches purement administratives (et moins productives).

5. Tirer profit de la mobilité des processus opérationnels

L’application mobile Ermeo propose ainsi de tirer le plus grand profit possible de la mobilité des processus opérationnels. Il s’agit d’une solution permettant de consulter des PDF, des plans de site… et grâce au principe d’images dynamiques, les opérateurs peuvent apporter des précisions techniques aux documents mis à disposition, et ainsi les personnaliser. Ils peuvent ainsi prendre des photos, les annoter, les illustrer, mais aussi dessiner sur ces photos ou documents, et y insérer du texte.

L’autre versant de l’application est une plateforme backoffice : grâce au studio d’édition il est possible de créer de la documentation interactive, visuel et collaborative. Afin de véritablement mettre en mobilité les processus opérationnels, la transformation de la documentation technique est nécessaire, à travers des arbres de décision et des logigrammes, des modes opératoires et des procédures, et des formulaires sous forme de tableaux (Excel, Word) afin de rendre cette documentation accessible aisément dans une application mobile. La documentation se constitue facilement à travers un système de glisser-déposer et de nombreux objets sont déjà préconfigurés (réaliser une action, prendre une photo, scanner un QR code, relever des valeurs …). Dans l’autre sens, l’application permet de donner des informations et des connaissances au terrain à travers des rappels sur les prérequis de sécurité, des vidéos explicatives, des images, des plans, des PDF …

La gestion de cette documentation technique nécessite des applicatifs puissants et est essentielle pour s’assurer du bon usage des outils numériques mis à disposition. Les documents sont ainsi associés aux équipements. Grâce à l’application mobile et à la mise en mobilité des processus opérationnels, les techniciens pourront accéder à une liste complète des équipements, mais aussi consulter leurs informations et leurs historiques, pour revenir sur une intervention qui s’est extrêmement bien déroulé, mais aussi à l’inverse pour tirer l’ensemble des conséquences d’un échec ou de délais de réalisation anormalement longs. De telles solutions sont ainsi au service de la montée en compétences des collaborateurs. Du côté de l’entreprise, une analyse détaillée des actions est disponible, permettant d’avoir une vue d’ensemble, propice au développement de nouveaux produits et services mais aussi à l’optimisation des process internes de réponse aux besoins.

Vous voulez en savoir plus ? Demandez une démo !

Claire DARDELLI Content Manager Claire Dardelli