Essemes Services – Installation et gestion du suivi d’équipement

Gestion du suivi d'équipements

Depuis bientôt 30 ans, ESSEMES Services s’est imposé comme un acteur incontournable dans le secteur de l’installation et de la maintenance de systèmes de sécurité incendie. Ce sont eux qui par exemple, installent et vérifient les systèmes de désenfumage naturel ou mécanique, les éclairages de sécurité ou encore les portes coupe-feu.

La société est organisée en plusieurs agences régionales et gère plus de 2.000 clients chaque année. Plus de 20.000 sites sont contrôlés chaque année par les équipes ESSEMES Services : des sites industriels, des ERP ou même des logements collectifs. Autant de lieux auxquels le groupe apporte son expertise en termes de sécurité.

En effet, ESSEMES Services répond aux exigences réglementaires dans la prévention et la protection contre les incendies sur l’ensemble du territoire français. C’est d’ailleurs pourquoi la société est certifiée APSAD par le CNPP depuis 2003.

ESSEMES Services en quelques chiffres

  • 110 opérateurs utilisant Ermeo chaque jour sur le terrain
  • 32.000+ équipements référencés chaque année
  • 9.000+ rapports générés par an

Les enjeux liés au métier de l’installation et de la maintenance

À la fin de chaque intervention, les opérateurs responsables de l’installation et/ou de la maintenance des systèmes de sécurité incendie doivent remettre au client un rapport détaillé sur le contenu de leur prestation.

Bien que chronophage et complexe, c’est une étape critique qui doit obligatoirement être réalisée car il s’agit d’un engagement contractuel réglementaire entre les deux parties. Ce document permet en effet d’attester que les installations ont été réalisées conformément aux prescriptions initiales tout en précisant également leur état de fonctionnement.

Problématiques avant la mise en place d’Ermeo

Pendant leurs interventions d’installation et/ou de maintenance, les opérateurs terrains utilisaient exclusivement des supports papier pour recenser les informations associées aux systèmes de sécurité incendie :

  • Référence du produit installé et/ou contrôle
  • Localisation au sein du bâtiment
  • Date de mise en service de l’équipement
  • Liste des auto-contrôles réalisés,
  • Etat de fonctionnement
  • Détail des travaux éventuels à prévoir

Tous ces formulaires papier devaient ensuite être consolidés dans un seul et unique document via un processus fastidieux qui faisait perdre beaucoup de temps aux équipes et à l’encadrement.

En effet, pour s’assurer qu’il n’y ait aucune erreur dans les données saisies, il était nécessaire d’effectuer plusieurs relectures et vérifications. Autant de temps de perdu sur des tâches à faible valeur ajoutée pour les équipes d’ESSEMES Services.

Lors d’erreurs de saisie ou de données manquantes, une nouvelle intervention devait être programmée chez le client, engendrant perte de temps et surcoût financier.

De plus, l’usage des formulaires papier ne permettait que très difficilement l’analyse exhaustive des parcs immobiliers. Un travail fastidieux d’accompagnement des partenaires d’ESSEMES Services du fait d’une complexité à centraliser et gérer les données associées aux interventions.

Il était donc crucial de digitaliser ces process métier trop chronophage et de transformer ces problématiques en avantages business.

Les apports de la solution Ermeo

C’est dans ce contexte que nous avons été sollicité par ESSEMES Services pour mettre en place la solution Ermeo sur l’ensemble de leur activités d’installation et de maintenance.

Depuis, les interventions réalisées chez leurs clients sont listées dans des formulaires digitaux complètement paramétrables depuis l’application web Ermeo, le Studio. Les techniciens de la société peuvent dorénavant collaborer entre eux et avec les clients pour paramétrer, compléter ou encore adapter les formulaires en fonction des besoins opérationnels.

Présentation de la solution Ermeo

Ermeo est une solution web et mobile qui permet aux industriels et sociétés de services de tous secteurs de substituer l’utilisation du papier ainsi que les tâches à faible valeur ajoutée, qui ralentissent et complexifient le quotidien des opérateurs terrain, en digitalisant tout type d’opérations et de documents.

De la création de formulaires digitaux au reporting automatisé, en passant par la planification d’interventions et la collecte de données sur le terrain, les opérateurs sont parfaitement guidés à chaque étape de leurs interventions via la solution web et mobile Ermeo.

Pendant la phase d’intervention

Les formulaires métiers disponibles sur l’application mobile d’Ermeo permettent de référencer facilement l’ensemble des systèmes de sécurité d’un bâtiment, ou d’en effectuer leur maintenance.

Un opérateur peut sélectionner le site sur lequel il se trouve dans un formulaire associé. Plusieurs champs sont automatiquement pré-remplis lui faisant gagner du temps. Il peut s’agir de l’adresse du site, le type du bâtiment ou encore les actifs présents. Autant d’informations présentes en base de données et utiles sur le terrain.

Deuxième point d’amélioration apporté, la capacité à reconnaître un équipement. Lors de son arrivée sur le terrain, il suffit à l’opérateur de scanner le code-barres ou le QR Code sur le système de sécurité à référencer ou à maintenir. Puis, il peut aisément compléter les quelques informations nécessaires, par exemple :

  • La référence du produit concerné,
  • Sa localisation,
  • Son état de fonctionnement,
  • Une photo du produit pour montrer son état.

Les formats de champs prédéfinis et les valeurs limites intégrées aux formulaires lors de leur création permettent de supprimer les erreurs de saisie tout en homogénéisant les pratiques entre opérateurs.

« Grâce à Ermeo, les opérateurs terrains gagnent quotidiennement énormément de temps. D’une part car la plupart des informations sont directement affichées dans les formulaires digitaux. D’autre part car les rapports sont automatiquement générés à la fin des interventions. » – Sylvain Belloir, Directeur des Opérations

Une fois l’intervention terminée

Après l’inspection terminée par l’opérateur, un rapport est automatiquement généré via Ermeo et envoyé à son superviseur pour vérification. En parallèle, les équipements sont automatiquement ajoutés, ou mis à jour, dans la base de données.

À tout moment, le superviseur peut accéder aux divers rapports d’interventions terminées. Si besoin, il peut aussi les agréger et les exporter au format imposé par le client. Grâce à notre solution, il est en effet possible d’intégrer des templates personnalisés respectant la trame et la charte graphique d’un client en particulier.

Grâce à ces rapports, les clients d’ESSEMES bénéficient d’une meilleure vision sur l’état de leurs parcs d’équipements de sécurité. Il peuvent ainsi mieux prioriser les investissements à réaliser ou les demandes d’intervention en cas de non-conformités identifiées.

Quels bénéfices pour ESSEMES Services depuis le déploiement d’Ermeo ?

  1. Un meilleur niveau de prestations de maintenance : Les informations sur les équipements installés sont maintenant parfaitement référencées en base de données et sont plus facilement accessibles lors d’interventions de maintenance. L’application offre également la capacité de référencer en peu de temps les équipements d’un nouveau site pour en gérer la maintenance.
  2. Faciliter le travail des agents sur le terrain : Ils n’ont plus besoin d’effectuer leurs rapports de fin d’intervention manuellement (la création est automatisée), ou d’intervenir plusieurs fois sur le même site suite à des erreurs de saisie ou des pertes de données.
  3. Un gain de temps considérable : De ce gain de temps découle une plus grande réactivité auprès des clients et donc une meilleure expérience. Cela offre également la possibilité à ESSEMES Services de facturer plus rapidement ses prestations et aux clients de démarrer l’exploitation de leurs sites sans plus attendre, ou encore d’être en conformité dans le cadre de maintenance d’équipements existants.
  4. Avantage concurrentiel : Enfin, la dernière des plus valus, mais non des moindres, le fait d’être en capacité d’apporter à leurs clients une vision complète et totalement à jour de l’état de leur parc d’équipements, à tout moment. Un véritable avantage concurrentiel dans le cadre d’appels d’offre.

« De nos jours, un client a tellement d’équipements qu’il ne sait plus exactement comment est composé son parc. Grâce à Ermeo, nous avons dorénavant une vision 360 sur chaque équipement (caractéristiques, historique des interventions et des données collectées…) et une vue complète sur chacun des parcs de nos clients. » – Sylvain Belloir

Pierre Joly CEO