Dans les coulisses d’Ermeo : notre structuration

I. Pourquoi cette structuration ?

1. Quelques mots sur le contexte

En juin 2018, nous avons réalisé une levée de fonds de 2,5 millions d’euros avec  Hi Inov, SNCF Digital Ventures, Partech Ventures et Axeleo Capital. Cette levée, qui a validé la raison d’être d’Ermeo sur la voie de l’Excellence Opérationnelle 4.0, était un point tournant qui marquait la nécessité d’une mise à niveau de toute l’organisation pour devenir scalable.

Nous avons donc décidé d’entamer un travail de renforcement de notre culture. Nous sentions que celle-ci n’était pas suffisamment structurée et solide pour porter l’hypercroissance qui nous attendait. Nous voulions co-construire un projet, qui allait impliquer tous les collaborateurs, et permettre d’atteindre la vision que nous avions tous pour la Plateforme de l’Opérateur Connecté.

Ce travail allait passer par la structuration, l’alignement et la consolidation de notre collectif. Pour nous accompagner dans ce processus, nos trois cofondateurs Christophe Joly, Pierre Joly et Victor Payan ont décidé d’engager l’entreprise de consultants Fly The Nest.

Ermeo 2018 en quelques mots :

  • La Plateforme de l’Opérateur Connecté à refondre
  • Une équipe de 22 personnes
  • Des process RH à consolider
  • Des valeurs inchangées depuis 2016 et plus alignées avec notre culture
  • Un alignement des équipes sur les objectifs et ambitions des autres pôles limité
  • Une trentaine de clients, parmi lesquels certains des plus grands industriels français – Total SNCF, ATALIAN, Engie Axima, Bouygues Energies et Services, Vinci Facilities, Thales

Mais nous souhaitions aller plus loin : engager un travail de reconstruction de notre équipe et de structuration afin de pouvoir éprouver des process innovants, instaurer une culture du test-and-learn et du feedback, avoir des process RH qui allaient assurer des recrutements sans faille, et connaître une forte croissance de notre équipe.

Au-delà des process que nous souhaitions développer, nous voulions également construire une culture d’entreprise vouée à devenir – même dans le monde avant-gardiste des startups – un modèle de référence pour ses aspects uniques, dynamiques, innovants, de transparence et de partage, et qui place au cœur de ses préoccupations le bien-être de ses collaborateurs.

2. Comment s’y prendre ?

Pour préparer cette structuration, nous avons décidé d’organiser un premier séminaire début juillet 2018 pour entamer la construction du Masterplan – projet à six mois qui permet l’atteinte de nos visions- et de nos valeurs. Ce premier événement de trois jours allait être suivi d’un second, en janvier 2019, qui allait permettre de challenger notre travail des six mois passés, d’ajuster ce qu’il fallait, et de construire un nouveau Masterplan, plus que jamais en ligne avec nos visions court, moyen et long terme.

3. Le secret d’une structuration réussie ?

Le maître-mot de cette structuration était la co-construction. En effet, tous les collaborateurs allaient contribuer à la consolidation de la culture qui imprègne notre entreprise au quotidien : à la définition des valeurs fondamentales pour l’essor d’Ermeo, et à la définition de la vision de l’entreprise et des chantiers capitaux à traiter.

Le but de cette structuration, outre l’implication de chacun dans un collectif qu’il allait contribuer à construire, était également d’engager une croissance sans précédent, suite à la définition du Masterplan à six mois qui comprend les chantiers les plus challengeants et critiques d’Ermeo.

4. Quels chantiers traiter lors de la structuration d’une entreprise en pleine croissance ?

–        Construction et communication de la vision

–        Construction de la culture d’entreprise

–        Recrutement et motivation, en accord avec les valeurs

–        Apprentissage de l’agilité, et mise en place sur le long terme

–        Structuration des processus clés

–        Autonomie des collaborateurs sur leurs méthodologies

II. Première phase de travail et premier séminaire

1. Qu’est ce que le Masterplan ?

L’un des principaux travaux effectués durant cette structuration – qui a débuté lors du séminaire en juillet dernier – a été la construction de notre Masterplan. Véritable ligne directrice qui allait permettre de structurer notre organisation et propulser notre croissance, en s’assurant de maîtriser des sujets structurels et d’équipe, celle-ci établit les chantiers principaux que nous devons couvrir à six mois.

Fondé sur notre vision court terme, et lié plus indirectement à nos visions moyen et long terme, celui-ci établit les axes principaux sur lesquels nous devons travailler pour atteindre les objectifs mensuels qui mènent à l’atteinte de nos visions.

La première étape de la construction d’un Masterplan est de réunir l’équipe en différents petits groupes qui mettront en commun ce qui, pour chacun, sont les visions court, moyen et long terme d’Ermeo.

2. Qu’est ce qu’une Vision ?

Une vision est un objectif, sans lequel nous ne voyons pas Ermeo atteindre la croissance escomptée, voire même continuer à exister. Chaque objectif, peu importe sa temporalité, est lié au suivant par des rapports conditionnels. On observera alors une vision court terme – par exemple, à six mois – nécessaire pour atteindre la vision moyen terme – par exemple, à 18 mois – sans laquelle la vision long terme – par exemple, à 36 mois – ne pourra être atteinte.

Il s’agit alors d’extraire de notre raisonnement individuel nos objectifs personnels et de pôles et de se poser des questions quant aux objectifs de l’entreprise dans sa globalité. Par exemple, des objectifs axés sur la vision produit qui alliera tous les collaborateurs et permettra par conséquent la satisfaction client, et donc une extension de notre portefeuille clients.

Après la définition de ces visions, qui commence avec des raisonnements individuels pour parvenir à une rationalisation des idées de tous les groupes, nous définissons des chantiers élémentaires de travail, autrement appelés Axes.

NB: Généralement, toutes les visions se rejoignent malgré un wording très différent, ce qui confirme un alignement préalable global des équipes.

3. Qu’est-ce qu’un Axe ?

Ces chantiers de travail, que nous appelons Axes et qui regroupent tous les gros sujets à traiter pour atteindre la vision à court terme, auront eux-même une vision. Par l’assemblage de toutes les visions des axes, nous obtenons immanquablement une atteinte de la vision globale à court terme.

Au sein de ces Axes, nous déterminons un certain nombre d’Actions, toutes basées sur les visions de leur Axe-parent, que nous étalons ensuite sur les six mois en fonction de leur degré de criticité. Chaque Action aura un résultat et des KPIs associés.

De même que pour les valeurs, chaque Action et chaque Axe se voient attribuer un porteur volontaire pour s’engager sur la réussite de ces derniers. Ces porteurs manifestent la volonté de porter un axe peu importe leur équipe, ce qui résulte en une implication de tous les membres de l’équipe Ermeo.

Il s’agit ensuite pour nous de mettre en place des WeeklyWorkshops, qui sont des ateliers qui permettent le partage, la revue et la communication interne de l’avancée du Masterplan.

Les ErmeoProjects, eux, sont des projets ponctuels qui permettent de traiter de sujets capitaux qui n’étaient néanmoins pas des Actions du Masterplan. Par exemple, le sujet des feedbacks, des évaluations 360° semestrielles…

La mise en place des ErmeoProjects est fondamentale pour nous, puisque de nombreux sujets sont cruciaux pour assurer, par exemple, un bien-être et une transparence au travail, sans pour autant être des actions qui assurent l’atteinte de notre vision court terme.

4. La construction de nos valeurs

La construction des valeurs est une étape fondamentale dans la structuration d’un collectif (une famille, une entreprise, une équipe de foot, une communauté, une population nationale…), puisqu’elle définit le tronc commun qui, outre les sujets professionnels, raccorde tous les collaborateurs. Ces valeurs, qui sont construites à base d’éléments vitaux pour chaque collaborateur, permettent de poser une base capitale qui donnera une ligne directrice aux recrutements, aux décisions, aux comportements quotidiens.

Lors du premier séminaire :

A.    Il s’agit tout d’abord de déterminer les valeurs de chacun, avant de rassembler ces dernières en groupes principaux.

B.    A partir de ces groupes, l’équipe s’attèle ensuite à définir clairement ce que cette valeur doit impliquer pour chacun.

C.    Les différents membres d’Ermeo trouvent alors une phrase qui définit au mieux le message qu’ils veulent faire passer. Une phrase, plus spécifique et élaborée qu’un simple mot, permet d’anticiper les zones potentielles de flou pour de nouveaux arrivants ou pour les membres de l’équipe qui s’identifient moins à certaines valeurs.

D.    Finalement, par petits groupes, la team détermine les comportements types qui montrent une réelle incarnation de ces valeurs, versus les comportements à proscrire.

Nos valeurs :

–        Essaye, apprends, améliore encore et encore

–        Donne toi les moyens d’être fier de ton travail

–        Engage toi dans notre aventure et prends du plaisir

–        Partageons pour grandir ensemble

–        Soyons honnêtes et respectueux dans nos relations

III. L’optimisation de cette première phase de travail : le second séminaire

Six mois après le premier séminaire, et la définition du premier Masterplan, l’équipe se réunit autour d’un second séminaire.

1. Les objectifs

  • Faire un retour sur les six mois passés et l’avancement du Masterplan I
  • Définir une nouvelle vision à court terme et challenger la vision moyen terme du dernier Masterplan
  • Définir un nouveau Masterplan
  • Définir de nouvelles familles de travail (Axes) et les actions mensuelles à mettre en place
  • Trouver des porteurs pour les diverses actions et valeurs pour s’assurer qu’elles vivent au quotidien
  • Challenger nos valeurs existantes et préconiser des comportements et moyens pour mieux les incarner au quotidien

2. Le travail sur les valeurs lors du second séminaire

A.     Après un positionnement de nos valeurs sur les différents axes de la théorie des valeurs universelles de Schwartz, nous rappelons la définition de chacune selon Ermeo.

B.    Suite à la précision de certaines valeurs et l’explication de chacune par rapport à sa famille d’appartenance(Autonomie, Universalisme, Conformité, Sécurité, Pouvoir, Réussite, Hédonisme, Stimulation), notre équipe s’est scindée en cinq groupes pour challenger chaque valeur.

C.    Chaque groupe a alors déterminé les comportements existants qui traduisent une bonne incarnation des valeurs, puis les comportements existants qui traduisent des lacunes dans le ressenti quotidien des valeurs, avant d’établir des moyens pour pouvoir s’assurer d’une meilleure incarnation future des valeurs.

3. Nos valeurs aujourd’hui

Nous avons aujourd’hui un porteur pour chaque valeur, en charge de s’assurer de l’importance de chacune dans nos échanges quotidiens. Pour chaque valeur, nous avons des comportements recommandés ou bien des exemples de projets, dynamiques ou décisions à mettre en place pour assurer une meilleure incarnation de ces valeurs par et pour tous.

IV. Rétrospective : la construction de Ermeo 2.0

Ces six mois, qui ont débuté avec un séminaire de trois jours en juillet pour marquer le début d’une nouvelle ère pour Ermeo, nous ont permis de faire un bond en avant dans de nombreux domaines : les ressources humaines, la culture, les valeurs, l’agilité, l’onboarding…

Nous avons depuis nos débuts une culture d’entreprise forte, une cohésion indéniable de notre équipe en constante croissance et une solution innovante qui bouleverse l’industrie et le quotidien de l’opérateur connecté.

Mais le travail que nous avons entrepris collectivement il y a désormais six mois a été déterminant pour ce que nous voulons faire de la Plateforme de l’Opérateur Connecté et pour la culture disruptive et incomparable vers laquelle nous voulons tendre.

Celle-ci est désormais caractérisée par des valeurs plus fortes, humaines, d’excellence, d’entraide et d’aventure collective que jamais, avec un réel alignement sur nos ambitions communes et individuelles.

Ce que nous avons créé, avec l’aide de Fly The Nest, nous a permis de nous préparer à une croissance 2019 plus forte que jamais : à la hauteur de l’excellence et de la robustesse la nouvelle version de la Plateforme de l’Opérateur Connecté.

Nous avons désormais des visions à différents termes ambitieuses, qui drivent un Masterplan solide et avide d’excellence. Mais aussi et surtout, des collaborateurs plus que jamais engagés sur l’atteinte de résultats qui porteront Ermeo toujours plus loin.

V. Le mot de la fin…

Nous tenons à remercier l’équipe de Fly The Nest sans qui les transformations que nous avons vécues n’auraient pas été possibles : ces    « accompagnateurs » qui sont devenus, par leur singularité, leurs expériences variées, leur patience et leur attention, de réels guides pour les collaborateurs de notre entreprise les six mois passés.

Et parce que nous sommes toujours à la recherche de personnes motivées au caractère authentique, pour rejoindre notre équipe en pleine croissance, n’hésitez pas à faire un tour sur notre job desk pour consulter les postes ouverts !

Camille de WAELE Content & Communication Manager Camille de Waele, Content & Communication Manager