Automatiser les compte-rendus d’intervention

Compte-rendus d'intervention

Les compte-rendus d’intervention font partie intégrante des processus de GMAO. Ils viennent clore une intervention, effectuée suite à un diagnostic, et sont essentiels au suivi régulier des équipements. Il s’agit toutefois de tâches d’ordre bien souvent plus administratif que technique. Celles-ci sont souvent jugées fastidieuses pour les techniciens. Parce que leur rédaction est chronophage, bon nombre de collaborateurs peuvent être tentés par la rédaction de compte-rendus sommaires, incomplets ou abrégés.
Toutefois, ces compte-rendus doivent venir enrichir la base de données de l’entreprise. Ce qui permet d’identifier et d’analyser les opérations les plus fréquemment effectuées … Le contenu des compte-rendus est ainsi essentiel et fondamental pour une maintenance industrielle efficace. Leur fiabilisation peut alors permettre un véritable saut qualitatif pour l’organisation des politiques de GMAO au sein de l’entreprise.

Mais comment fiabiliser quelque-chose qui est jugé fastidieux, contraignant et surtout dénué d’intérêt par vos équipes ? Une des solutions peut être l’automatisation en partie de ces compte-rendus, en mettant ainsi l’intelligence artificielle et les nouvelles technologies au service de l’humain. Le gain de temps promis par ces solutions se répercute à la fois sur les collaborateurs, débarrassés d’une partie des tâches qu’ils jugent pénibles, et pour l’entreprise qui gagne en productivité, efficacité et fiabilité.

Des compte-rendus essentiels pour s’assurer du suivi des processus opérationnels

Avant d’aborder ces potentiels gains en productivité, tâchons d’abord de voir en quoi ces compte-rendus d’intervention ou ces rapports techniques sont si importants. Ce compte-rendu se fait à partir des éléments et des informations recueillies par l’intervenant, notamment à partir des éléments ayant servi à générer le bon d’intervention, des informations saisies lors de l’intervention, des données horaires, du nombre de kilomètres parcouru si l’intervention était à distance, des notes de frais éventuellement liées à l’intervention, des codes catalogue des pannes, remèdes et types de travaux ; des différentes zones associées aux codes précédents, des ressources utilisées, des pièces consommées, des déposes et poses d’équipement, des remplacements, des échanges standards, mais aussi les relevés de compteur.

Des fichiers joints peuvent également y être attachés comme bon original de demande d’intervention ou des procès-verbaux numérisés. L’ensemble de ces éléments servent à alimenter la base de données de l’entreprise. Ces compte-rendus constituent une trace de ce qui a été fait (réparation par exemple) et de qui l’a effectué (intervenant). Leur bonne tenue permet de vérifier, pour chaque appareil, que l’intervention nécessaire ait bien été effectuée, dans le cadre d’un plan de maintenance préventif par exemple.

La force du digital au service des entreprises

La digitalisation de ces compte-rendus d’intervention permet par le suite d’enrichir une base numérique de travail par exemple. Si les compte-rendus sont rédigés sous format papier, puis archivés physiquement, leur utilité demeure limitée. Un archivage numérique sous forme de numérisation des documents permet déjà d’en faciliter davantage l’accès. Plus l’accès à ces compte-rendus d’intervention sera rendu aisé, plus ces derniers seront consultés et ainsi mis à profit.

L’archivage numérique a ainsi l’avantage de rendre accessible les documents depuis n’importe quel lieu grâce à une simple connexion à un serveur sur lequel sont stockés ces compte-rendus. Toutefois, un simple visionnage ou une lecture de documents sous format images (dans le cas d’une rédaction sous format papier non transcrite) ne permet évidemment pas une exploitation idéale des données recueillies.

La transcription des compte-rendus sous format numérique est une tâche à faible valeur ajoutée chronophage. Aussi, pour un maximum d’efficacité, il est crucial que la prise de notes et d’informations s’effectue directement de manière informatique. Il n’est pas nécessaire de disposer d’outils très coûteux pour digitaliser cette saisie, un simple smartphone ou tablette peut suffire, à condition que l’on y télécharge une application mobile comme celle d’Ermeo, permettant aux techniciens de saisir des informations en mobilité.

L’exploitation des données rendue possible grâce aux usages numériques

Disposer de données sous format numérique facilite grandement leur exploitation. En effet, ces informations peuvent être remontées directement au système central de l’entreprise, et une multitude de programmes peuvent permettre de trier, différencier et ainsi tirer profit de ces données. Encore une fois, cela n’est possible qu’à partir de données numériques : l’on voit en effet mal des milliers de pages manuscrites dans des cellules Excel. Toutefois, une nouvelle fois, la rédaction complète d’un de ces compte-rendus prend énormément de temps.

Cette tâche est dénuée de valeur ajoutée pour le technicien, qui y voit une perte de temps : quelle utilité voit-il, en effet, à raconter par écrit, étape par étape, l’ensemble de ses actions ? Et ce toute la journée, et tous les jours. Certes, cela fait partie des aspects du métier, mais n’existerait-il pas un moyen de simplifier cette saisie ? En vue de libérer du temps aux collaborateurs. Ceux-ci pourraient alors effectuer davantage d’interventions, sollicitant davantage leurs compétences, et leurs qualités humaines.

Derrière cela, il y a un véritable souhait de montée en compétences du personnel, qui se voit sollicité pour des tâches requérant réellement ses qualités. Délester le personnel de tâches à faible valeur ajoutée pour l’affecter à des tâches plus solicitatrices, représente également des intérêts économiques évidents pour les entreprises.

L’accompagnement des collaborateurs en mobilité

Aujourd’hui, les nouvelles technologies ont l’ambition d’assister véritablement les collaborateurs nomades, équipés de terminaux mobiles au cours de leur interventions, mais aussi d’automatiser les échanges d’informations et de données entre les systèmes centraux des entreprises et les collaborateurs via leurs terminaux mobiles. Les Mobile Field Workers sont en effet de plus en plus souvent assistés de terminaux mobiles (smartphones, tablettes, Personal Digital Assistant) pour effectuer leurs interventions. Dorénavant, les processus métiers et les applicatifs sur ces terminaux mobiles peuvent être mieux contrôlés et personnalisés, depuis des systèmes back office dédiés. L’ensemble des techniciens doivent par ce biais pouvoir saisir des données, et disposer d’un accès facilité à des informations à jour, susceptibles de les aider et de les accompagner dans leurs différentes tâches sur le terrain, et ce y compris en mobilité.

Ermeo propose en ce sens une application métier ergonomique et pensée pour l’usage en mobilité.  Pouvant se connecter à l’ensemble des systèmes centraux des entreprises, permettant de relier ainsi les compte-rendus d’intervention, les divers rapports techniques, plans techniques, mais aussi commandes de pièces et ordres de mission. Différents usages sont permis grâce au déploiement d’une application mobile telle que celle d’Ermeo : l’intégration de la géolocalisation, l’horodatage, la sauvegarde centralisée, la restauration des données, la synchronisation différentielle de fichiers, des inventaires etc …

L’utilisation d’une même application guidant les collaborateurs, du diagnostic à la clôture de l’intervention permet de fiabiliser l’intervention et la récolte de données, mais aussi d’uniformiser les données récoltées et ainsi d’améliorer la base de données centrale. Grâce à l’usage d’une application comme celle d’Ermeo, il est possible d’accéder facilement à une documentation technique précise (via un système de QR-code ou l’utilisation de la géolocalisation), les ordres de travail peuvent ensuite être liés directement à une documentation. Les techniciens sont ensuite guidés dans leurs diagnostics et leurs opérations, fiabilisant ainsi les interventions.

La qualité de service s’en trouve également améliorée, puisque généralement l’on observe une diminution du taux de panne. Directement depuis l’application et leur terminal mobile, les techniciens ont la possibilité de faire remonter de l’information depuis le terrain. Un système de glisser-déposer peut-être envisagé : le technicien doit ainsi insérer une photo, ou scanner un code-barres. Cette demande d’informations depuis le terrain (répondre à un QCM, relever des valeurs …) fiabilise l’intervention mais permet aussi l’établissement d’un compte-rendu d’intervention précis et détaillé.

Des compte-rendus générés de manière automatique

En effet, après avoir complété l’ensemble des informations demandées, et avoir suivi les indications et les processus pas à pas, un compte-rendu d’intervention numérique est automatiquement édité, sans aucune intervention directe de la part du technicien. De l’autre-côté, une plateforme back office permet de gérer de manière détaillée les relevés des techniciens. Les rapports peuvent ensuite être entièrement personnalisés, et ainsi adaptés aux besoins de chaque entreprise, à partir de différents modèles / templates. L’édition peut ensuite se faire tout simplement sous format Word, Excel ou PDF. L’ensemble des rapports et compte-rendus ainsi édités, peuvent être mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs et créer une gigantesque base de connaissances communes, où l’on peut apprendre des actions passées. Ces rapports peuvent bien-sûr être envoyés directement dans le système informatique de l’entreprise, que ce soit dans la GMAO ou dans les archives numériques.

L’intérêt réside dans la possibilité de pouvoir ensuite analyser, de manière fine, ces rapports, en suivant notamment en temps réel le déroulé des informations, identifier les équipements les plus souvent défaillants et en découvrir les causes, ou encore paramétrer des systèmes d’alarmes suite aux dépassements de certains seuils. Les écosystèmes IT de chaque entreprise peuvent facilement intégrer les solutions d’Ermeo. Les solutions digitales, permises par les nouvelles technologies, peuvent ainsi s’adapter aux besoins de chacun, et permettre des gains productifs substantiels. Avec l’utilisation de l’application Ermeo, la productivité des techniciens augmente d’environ 30%. L’automatisation des compte-rendus, rendue possible par les progrès technologiques, permet de faire évoluer les métiers de la maintenance industrielle. Ainsi que de les ancrer définitivement dans le futur, en développant sans cesse de nouveaux usages, au service de la maintenance prédictive.

Emma Duverne Marketing Manager Traitement des non conformités